Teletrabajo: Gestión del tiempo y organización para equipos de trabajo

Teletrabajo: Gestión del tiempo y organización para equipos de trabajo

Uno de los principales cambios generados a fuerza en las organizaciones, producto de la pandemia mundial del COVID-19 ha sido las modalidades de trabajo. La aplicación del teletrabajo tomó desprevenidas a la mayoría de las empresas en Ecuador y el mundo, tal como demuestran las cifras del teletrabajo a nivel mundial, que analizamos en este artículo de nuestro blog hace algunos meses. Con un sector empresarial poco preparado para implementar la modalidad remota de trabajo, hoy en día, algunas organizaciones siguen acoplándose al teletrabajo y buscando mejoras en los resultados en medio de una grave crisis que recién empieza y con esperanza de salir airosos de una de las peores situaciones por las que ha tenido que atravesar el sector empresarial en general.

Sin embargo, como lo mencionamos en una entrevista hace algunos meses, debemos estar conscientes de que el teletrabajo ha llegado para quedarse, y no únicamente por la emergencia sanitaria global, sino porque se viene consolidando como una nueva necesidad en el mercado laboral en la cual poco a poco van enganchándose muchas compañías y empleados, con resultados muy alentadores. Por esta razón, y motivadas por las exigencias de las nuevas generaciones, cada vez más empresas se suman a esta no tan nueva, pero hasta hace algunos meses poco aplicada modalidad de trabajo.

Así, aunque el teletrabajo no está consolidado totalmente en el sector empresarial, especialmente en las empresas más “tradicionales”, las Startups, Fintech, y otras empresas ligadas con la tecnología, los servicios financieros y la innovación están convirtiéndose en promotoras y referentes del teletrabajo o trabajo remoto.

En este escenario, las empresas que han implementado teletrabajo o las que desean implementarlo deben tomar en cuenta algunos factores esenciales para alcanzar resultados óptimos:

• Identificar los procesos que pueden ejecutarse de manera remota y priorízalos para que sus responsables sean quienes teletrabajen.
• Dotar a todos los colaboradores que teletrabajen de los equipos y materiales que les permita cumplir su trabajo de manera eficiente, precautelando sus condiciones de salud laboral.
• Definir objetivos claros y cuantificables de la organización, de los procesos y del personal que teletrabajará, ya que no se puede evaluar y mucho menos mejorar lo que no se mide.
• Implementar protocolos y canales de comunicación efectivos con los equipos de trabajo. La comunicación es la base de toda interacción humana y por consiguiente de la relación entre las personas de cualquier organización.
• Promover el desarrollo de tus colaboradores. En un esquema de teletrabajo resulta fundamental fomentar el desarrollo y dotar de nuevos conocimientos a todos los colaboradores para mejorar la productividad y desarrollar ciertas competencias blandas que son indispensables. Esto puede generar una gran diferencia en los resultados que obtiene una u otra organización.
• Herramientas y métodos de control: La tecnología puede apoyarte a tener una supervisión periódica sobre tus equipos de trabajo.
• Canalizar los esfuerzos de la unidad de talento humano y de la organización como tal, aplicando metodologías orientadas hacia las personas: Recuerda que la cultura corporativa de la empresa debe seguir presente en el teletrabajo, asegúrate que tus colaboradores se sientan motivados para aportar con toda su capacidad hacia el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
• Finalmente, y quizá uno de los elementos más importantes, pero contrariamente uno de los menos considerados, Ofrecer contención y asesoramiento emocional a los colaboradores, facilitar acceso a coaches profesionales que pueden dar soporte y contención a los colaboradores que atraviesan por vicisitudes en estos momentos de crisis es fundamental para que se sientan respaldados y acompañados en todo momento y no sientan que trabajan a la deriva.

Teletrabajo: Gestión del tiempo y organización para equipos de trabajo

A continuación, te contaremos cómo las metodologías basadas en las personas pueden aportar al éxito del teletrabajo en tu empresa.

Si bien el ambiente laboral es un aspecto que de alguna manera se pierde en la modalidad remota de trabajo, eso no implica que la empresa debe dejar de preocuparse por el bienestar de sus colaboradores. De hecho, en esta modalidad de trabajo es cuando las organizaciones deben enfocarse y pensar desde la perspectiva de sus colaboradores y de sus equipos de trabajo para definir estrategias, medios y herramientas que aseguren mantener su motivación y, por consiguiente, que sus equipos continúen aportando de forma eficiente al crecimiento empresarial.

Por otra parte, es importante recomendar a los teletrabajadores la aplicación de ciertas pautas para desempeñarse de manera remota y hacerlo de forma eficiente, que les permita conciliar la vida profesional y personal, ya que muchas veces estas dos conviven estrechamente en esta modalidad de trabajo y en ocasiones resulta complejo mantener un adecuado balance.

Entre los lineamientos sugeridos se pueden resaltar:

• Establecer rutinas y horarios para que el tiempo dedicado al trabajo sea el necesario y sobre todo que se ejecute como una jornada normal de trabajo en oficina.
• Preparar un espacio de trabajo propio para el teletrabajo, el cual facilite la concentración y motive la realización de las tareas laborales.
• Planificar su trabajo, definir sus objetivos diarios, semanales o mensuales, delimitar tiempos y recursos adecuados que le permitan cumplir de manera eficiente con todas sus obligaciones.
• Organizar y programar su tiempo de reuniones recurrentes, reuniones esporádicas y también su tiempo de trabajo individual para no caer en un esquema de reunionitis (exceso de reuniones) que consume su tiempo sin generar resultados.
• Investigar y auto prepararse acerca de metodologías y técnicas que le permitan aumentar su productividad y la generación de resultados.

La aplicación de estas recomendaciones y algunas otras prácticas con seguridad marcarán la diferencia en los resultados las empresas que han designado equipos de teletrabajo. Por esto y mucho más te invitamos a capacitar a tus colaboradores en todos estos ámbitos para desarrollar sus capacidades, sus competencias y ampliar sus conocimientos los cuales les permitirá gestionar su tiempo y sus recursos de manera productiva.

Nuestros expertos internacionales han estado ayudando durante varios años a miles de colaboradores a mejorar su productividad, la gestión de su tiempo a través de herramientas, nuevos procesos y la aplicación de metodologías innovadoras enfocadas hacia este propósito.

Si lo comunicas claramente a tus colaboradores, aumentarás su motivación al estar promoviendo su desarrollo personal y profesional.

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